20 octubre,2008, Investigacion Intranet

INTRANET

LA IDEA DE UNA INTRANET

La Intranet es un red privada corporativa que emplea para su configuración y
funcionamiento operativo los protocolos de la tecnología de Internet (IP), ubicada privadamente en un servidor y la que tienen acceso únicamente las personas autorizadas.

Hay quienes la definen como la “Internet Privada” dado que funciona como un website diseñado para vincular múltiples estaciones de trabajo con los elementos necesarios para la gestión y seguimiento de proyectos, la toma de decisiones,
el control de trabajos o la realización de las tareas de “línea” de la empresa mediante la concreción de múltiples etapas donde intervienen diversos niveles de funcionarios.

Su función básica consiste en centralizar y organizar el intercambio automático de
información crítica entre distintos niveles de una empresa u organización, poniendo a disposición de sus miembros los elementos necesarios para dar cumplimiento a las políticas establecidas y resultar efectivos en la concreción de las metas y procesos.

Por sus características, la Intranet juega un papel estratégico creciente en el proceso de gestión empresaria moderno. Ya es una herramienta bastante difundida entre las grandes empresas y organ izaciones internacionales que la consideran una utilidad muy poderosa para administrar con inteligencia los negocios.

Este sistema privado actúa como una oficina “virtual” mediante la cual, todos los puestos de trabajo de una organización se vinculan permanentemente sin importar la distancia geográfica que los separe, funcionando coordinadamente, sin necesidad de trasladarse o comunicarse telefónicamente.

Si bien la Intranet puede estar “on line”, es decir hospedada en un servidor de Internet -y hasta formar parte del Web Site de la organización-, siempre conserva el carácter de red interna, completamente aislada de las otras redes y de las
computadoras externas mediante diversos tipos de “firewalls” que establecen criterios y filtros para garantizar el ingreso exclusivo de los miembros autorizados de la corporación.

Los contenidos de la Intranet son diferentes del Web Site porque no se trata de información pública -de interés para personas ajenas a la organización- sino reservada para el trabajo en grupo de los integrantes de la misma.

La experiencia internacional acumulada en los últimos años demuestra que esta herramienta se aplica a todo tipo de industrias y actividad, incluyendo alta tecnología, consultoría, educación y medios de comunicación . Nuestro PROGRAMA INTERNET comprende todas las etapas (consultoría, diseño e implementación) de este tipo de red que constituye una llave fundamental para ingresar en la etapa del “E-Business”.

A diferencia de las primeras y costosas intranets, nuestro programa simplifica los
procesos (SID “Smart Information Design”) para su configuración y operación conforme la empresa; es decir, ya no depende del tamaño de la organización; la estructura de nuestras intranets se adaptan tanto a las pequeñas y medianas
empresas como a corporaciones de escala mundial y estructuras de Gobierno y gestión pública.

Actualmente nuestro esquema contempla soluciones de alta sofisticación y calidad sin necesidad de erogar grandes recursos para construir y mantener una red propia eficientemente programada que se puede utilizar con cualquier tipo de conectividad (dial-up, cable, o líneas punto a punto).

Una característica importante de nuestro esquema de trabajo es que se pueden configurar sub-redes para dotar de un sistema idéntico a cada sección, departamento o gerencia de una organización disponiendo, cada una de las partes, de su propia red de trabajo en equipo.

Muchas empresas e instituciones han ingresado a esta nueva modalidad. En todos ellos, la experiencia de aplicación de la Intranet aumentó la eficiencia, la productividad del trabajo y la comunicación entre los miembros de la organización, sus partners y clientes al mismo tiempo que redujo significativamente los costos en varios rubros.

En nuestro PROGRAMA INTERNET, los contenidos constituyen una arquitectura específica para cada empresa y están fundados en el concepto de “Business Intelligence Information” (BII) para el desarrollo y maximización de la producitividad.

Aplicando los recursos de nuestra herramienta, se alcanza un nivel ejecutivo de muy alto dinamismo concordante con las exigencias del management moderno; se pone en movimiento un sistema de trabajo que horizontaliza los equipos que intervienen en cada proceso y controla su desempeño.

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS Plataforma Independiente Ubicada en el “espacio virtual”, dentro de servidores de alta capacidad, la información resulta
fácil y rápidamente accesible desde cualquier terminal las computadoras PC de escritorio, la “laptop”, “palm”, “pager” o el teléfono celular; tanto desde el lugar de trabajo como del exterior, gracias a la incorporación de modernos sistemas inalámbricos y soluciones de conectividad entre todas las utilidades y servicios.

La Intranet supera fácilmente las barreras de la distancia y las diferencias horarias porque funciona “on line” en tiempo real, interconectando sedes de una misma organización, aunque se encuentren físicamente muy distantes y operando en distintos husos horarios.

Interconectada y flexible, la Intranet es una versión en pequeña escala de la propia y gigantesca red WORLD WIDE WEB.


Escalabilidad

Las características operativas de cada Intranet pueden hacer variar considerablemente su estructura, en cuanto a tamaño y aplicaciones requeridas. Para empresas pequeñas y medianas, puede hospedarse en un solo servidor de Internet; en contraste, las estructuras más grandes y complejas deberán ubicarse en docenas de servidores y cientos de websites separados con funciones complementarias.

Máxima Seguridad

Garantizada

Los niveles de seguridad con encriptados permiten establecer controles y
permisos de acceso en múltiples niveles ( por ejemplo: Administración del
Sistema, Gerente de Área y Departamental), estableciendo el ingreso en base a “nombre de usuario” y “contraseña”, controlada en la base de datos del sistema.

Esto asegura completamente la integridad de los datos estableciendo la capacidad de “sólo lectura” para usuarios no responsables de los mismos.
El diseño soporta las características de SSL de alta tecnología para la encriptaciónde seguridad, evitando un uso indeseado de la información cargada en la Intranet.

Gestión de Documentos

Esta función permite a los miembros de la organización compartir el uso de los
Documentos en tiempo real e interactuar con los mismos (ver, bajar a sus PC y/o imprimir) sobre la base de la última versión de los informes y última actualización de las bases de datos. Esta disponibilidad “on line” de los materiales actualizados favorece la mayor precisión en las decisiones corporativas y la colaboración del grupo de trabajo.

Interfase

Nuestro esquema no requiere de software adicional. Su funcionamiento soporta el uso de todos los navegadores tradicionales que se utilizan para acceder a Internet (Microsoft Explorer, Netscape, AOL, etc.) y para su empleo no se requieren conocimientos o capacitación especial. Nuestra institución tiene licencia de
Microsoft y Netscape para distribuir versiones especiales de sus browners, completamente prediseñados con las insignas de su propia organización.

Estructura dinámica de los directorios El diseño de las aplicaciones contempla
diversos escenarios que plantean los esquemas operativos de cada organización (por departamento, por equipos de trabajo, por proyecto, por grupos, por tareas, etc.), esto permite a los usuarios disponer de una estructura en su Intranet completamente adaptada a sus necesidades.

Compatibilidad Total

La Intranet de nuestro PROGRAMA INTERNET administra todo tipo de archivos en los formatos más habituales en la gestión empresaria. Tiene capacidad para abrir, editar y guardar indistintamente documentos originados en diversas aplicaciones como Microsoft Office, planillas de cálculo Excel, Bases de datos Access, documentos de texto Word, Outlook o página Web (html).

Utilidades Adicionales

* Administrador de Contactos compatible con Microsoft Outlook
* Agenda de doble entrada
* Corporativa
* Personal
* Cartelera Automática de Novedades
* Foros Interactivos
* Herramienta de Búsqueda avanzada
Por niveles o keywords
(documentos, contactos, etc.)

¿Cuáles son las características de una buena Intranet?

En muchas ocasiones la respuesta a las cuestiones clave de un campo de conocimiento se hallan en otro campo muy diferente. Este es uno de esos casos: la solución al dilema de cuáles son las características que debe aunar una buena Intranet se puede hallar en la obra de Timothy Galpin Guía completa sobre fusiones y adquisiciones. En ella cita las claves para gestionar la incertidumbre en los casos de fusión empresarial; esta son: comunicación, rapidez en la toma de decisiones, planteamiento claramente definido y gestión de la resistencia. Desde nuestra perspectiva, toda Intranet que aglutinara estos atributos constituiría un modelo ejemplar.

Comunicación.

La Intranet es un gestor de información al que los empleados acceden en busca de soluciones puntuales. Desde el momento en el que se produce esta interacción, se convierte en un vehículo comunicacional. Ahora bien, no hay que confundir los dos términos que se han descrito en estas líneas: información y comunicación.

La síntesis máxima de un proceso de comunicación automático se resume en el esquema inputs ------->procesamiento ---------->outputs.

Si consideramos que la Intranet es ese gestor automatizado, los inputs serán la información, los datos que los propios empleados introducen en el sistema. La información es, pues, unidireccional. Muchos empresarios piensan que la Intranet es eficaz por sí misma porque contiene información, y por ello la abandonan al criterio heterogéneo de sus usuarios obteniendo resultados catastróficos. En realidad, la Intranet se debe concebir como un instrumento de comunicación y ello implica que haya una retroalimentación. Cuando una persona se dedica a leer se está informando – está aprendiendo- pero cuando se comunica, cuando interactúa con ese soporte en el que lee, además de aprender se está implicando.

Rapidez en la toma de decisiones

Una Intranet ha de ser rápida. Esta afirmación tan simple, abarca a su tiempo una cantidad ingente de responsabilidades. Para empezar, la interfaz gráfica de la Intranet debe ser ligera y cargarse rápidamente (como ya se comentó en artículos anteriores dentro de esta sección, debe cargarse antes de que el empleado pueda teclear otra URL en la barra del navegador). Hay que tener en consideración, como decíamos en el epígrafe anterior, que la Intranet facilita un proceso de comunicación (de ida y vuelta). Por eso la velocidad de respuesta en el caso de que una web pese mucho se duplica: tarde en cargarse para el usuario y tarda a su vez para enviar los datos al servidor. Del mismo modo, hay que procurar diseñar frames simples: tablas con pocos datos, muy específicos y reveladores, dado que cuanto más datos porte la web, más tardará en cargarse.

Por otra parte, los servidores de la Intranet, tanto el servidor web como el de base de datos, deben estar capacitado para soportar los diferentes clicks que contra él se estén llevando. Es decir, debe adaptarse a las necesidades de la organización y a los hábitos de uso de la Intranet que en la misma se crean.

Finalmente, una solución óptima para acelerar los tiempos de respuesta es emplear routers profesionales como los de 3com, Compaq o Cisco.

Planteamiento claramente definido.

El planteamiento claramente definido está íntimamente ligado a la noción de usabilidad. Para el maestro en este campo., Jackob Nielsen, los elementos ineludibles en una Intranet usable son el directorio, el campo de búsqueda y las noticias actualizadas.

El directorio cumple la misión de "iluminar" al usuario. Es decir, aquel usuario que acuda a la Intranet totalmente desorientado, en busca de una solución a la que agarrarse, se orientará a través del directorio, que vendrá a ser un menú en el que elegir soluciones.

El campo de búsqueda será empleado por aquellos usuarios que accedan al sistema medianamente desorientados, teniendo en mente algún concepto clave o descriptor, que pueda conducirle a la solución que ansía.

Sin embargo, la pretensión final siempre que se implementa una Intranet es que el usuario la domine. Que conozca todas sus posibilidades, que pise cada uno de sus rincones. Esa meta sólo se alcanzará a través de la práctica. El usuario ha de manejar asiduamente la Intranet y para ello debe encontrar un motivo para hacerlo. El más imprescindible es, sin duda, el contenido actualizado.

Gestionar la resistencia.

La última característica de la Intranet que vamos a mencionar se halla, paradójicamente, fuera de ella: la gestión de la resistencia.

Gestión se traduce en inglés como management. El management, a su vez, se atribuye en lenguaje empresarial a la actividad de la dirección de la organización. Por lo tanto, el proceso de gestión de la resistencia recae sobre la cúpula de la empresa. La dirección debe creer en la Intranet, sólo así la gente le otorgará la credibilidad que necesita. Además, no debe escatimar en recursos para promoverla, al menos en el proceso de implantación de la misma. Finalmente, debe ser creativa e idear cuantas campañas de marketing, de persuasión y participación pueda para que los usuarios accedan a ella de un modo natural.