17 octubre, 2008, Ensayo de Eventos

ENSAYO


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

EVENTO

Como seres humanos todos tenemos necesidades básicas y una de ellas es la de asociarnos con los demás, basándonos en esta necesidad, podríamos decir que de una parte de este contexto nacen los eventos, ¿Por qué? Porque todos somos vendedores y tenemos la obligación de darnos a conocer con un publico, así mismo son los eventos, estos son sucesos que se ven el la necesidad de mostrar algo y/o compartir con un publico especifico donde la finalidad sea el éxito.

CLASIFICACION

Son muchas la maneras como podemos clasificar los eventos corporativos, pero como estamos hablando de los eventos empresariales podríamos decir que principalmente la organización de un evento tiene el fin de obtener beneficios y estos tienen diferentes manera de lograrlos dependiendo el tipo de beneficio que se necesite y de las personas que serian invitadas a este. Y los podemos clasificar así:

• Externos: Están ligados con los objetivos de la empresa. Cada uno es individual y tienen diferentes necesidades. La asistencia es voluntaria y proporcional a la importancia del contenido y el costo de matrícula. Se financian con publicidad, patrocinio, etc. Y en la mayoría de los casos se realizan una vez al año.
• Ferias: cuyo fin es la venta/compra de artículos.
• Exposición: promoción, información o mixta y no hay venta directa.
• Presentación: de producto o de colecciones.

• Internos: están ligados con los objetivos de la empresa y organización. No debe tener conflictos (imprevistos). La asistencia es obligatoria y total. Es financiado con recursos de la empresa que se tienen en cuenta en el presupuesto anual. En el transcurso del año se celebran varios eventos y también a diferentes niveles en algunos casos. Capacitar al personal operativo.
• Lanzamientos de productos
• Convenciones de empresas
• Ciclos de investigación, capacitación y de arraigo.
• Reuniones programáticas o extra programáticas.
• Fiestas. Por género. (Cóctel, almuerzos o desayunos) o por motivo (fecha especial, personal, empresa, vino de honor).
• Capacitaciones: pasatista o actualización.

• Mixtos: Podemos decir que estos eventos tienen una asistencia voluntaria, son de costo muy bajo o por invitación dando posibilidades de asistencia, otorgando alta asistencia pero baja calidad. Es financiado por una empresa como si se tratara de un evento interno y en el año suelen celebrarse varios de estos eventos pero de diferente género. (Cursos, jornadas, conferencias).

ORGANIZACIÓN

Todo depende, no de una buena organización del evento si no excelente, por ello debemos:
Preparamos, se establece antes de la ejecución del proyecto.
Diseño y Cotización, como en toda reunión o eventos es simplemente necesario, aquí se establece el contenido del evento y se ponderan los costos y viabilidad.
Producción; los recursos son indispensables para llevar a cabo todo lo que se desea
Montaje; la disposición física
Desmontaje: grado de cumplimiento de los objetivos y eficiencia de todos los recursos.

COMITES

Esta muy claro que todo no lo puede hacer una persona sola, por tanto debemos delegar las funciones, aunque algunas veces resulta tormentoso pero es muy necesario.
Podríamos empezar con el equipo de emprendimiento quien a su vez elegirá a alguien quien se haga responsable, y como en toda organización lo vemos debe existir un control de mando.
COMITÉ DE ORGANIZACIÓN digamos que en este comité recae el peso de todo lo que podría llegar a ser el evento, las expectativas y objetivos y como lo habíamos mencionado anteriormente todo no lo puede hacer una sola persona, así mismo pasa en estos casos, este comité debe subdividirse y delegar funciones lógicas y especificas que juntas formen un solo yo.

Ejemplos de subcomités incluyen: el comité de alimentos, el comité de entretenimiento, el comité de publicidad y el comité de dirección de voluntarios. No olvidemos que es difícil establecer que comités deben existir siempre exceptuando los de recursos, logística etc., ya que estos varían de acuerdo al tipo de evento que se lleve a cabo y el objetivo que se pretenda alcanzar.

Cada subcomité tiene la responsabilidad de planificar la logística y dirigir las actividades específicas de su área de responsabilidad. Sin importar la cantidad de subcomités que el Comité del Evento haya decidido formar, asegurarse que cada subcomité tenga objetivos claros y un calendario de actividades previamente establecido.

• Cada subcomité debe aportar su contribución en el proceso de evaluación cuando el evento haya finalizado. Los miembros del comité deben realizar un resumen que contenga lo que funcionó bien y lo que no funcionó. El hombre aprende de sus errores, pero es importante conocer la opinión del publico sobre los servicios recibidos durante la asistencia al evento, es bueno estableces cuestionarios, encuestas.

Calidad académica del evento
Organización
Satisfacción en el plano de comunicacion
Recreación