jueves, 18 de diciembre de 2008

2 octubre, 2008, Eventos Empresariales Clasificacion

EVENTOS

Epistemológicamente la palabra EVENTO, del latín "eventus", significa acontecimiento, suceso, eventualidad. Para nuestra aplicación, si bien se trata de un suceso, es eventual en la concepción de irrepetible.
Un EVENTO es una reunión de personas que conlleva un motivo en particular.En tanto los eventos sociales y populares tienen como método la diversión, los corporativos tienen como mecanismo la vinculación para la negociación, la incentivación, la capacitación y el trabajo.
Para que exista un evento es necesario reunir gente en un luger determinado, con un fin y que exista vinculación entre las partes.
Hay ciertos elementos que caracterizan todo tipo de eventos: sedes o lugares, gastronomía, personal de producción y atención, asistencia técnica, recreación, ambientación, entre otros.
EL MERCADO DE EVENTOS está constituído por PROVEEDORES DE SERVICIOS PARA EVENTOS (salones, organizadores de eventos, gastronomía, etc) que conforman la OFERTA y por CLIENTES o CONTRATANTES DE EVENTOS (particulares, empresas, instituciones, profesionales,etc) que definen la DEMANDA.

CLASIFICACION

Existen muchas maneras de clasificar los eventos, por su tamaño (micro, medio, grande o mega evento); por su lugar de desarrollo (al aire libre, en espacios cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su área de competencia o temática. Pueden ser: sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos, entre otros y EMPRESARIALES o CORPORATIVOS.
Clasificación de eventos

FESTEJOS POPULARES
Nacionales: característicos de cada provincia (festivales, fiestas, ferias, concursos, desfiles)
Internacionales: idem pero de regiones de diferentes países.

EVENTOS EMPRESARIALES:

tienenel fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el mercado, consumo de bienes y servicios:

- Ferias
- Congresos.
- Convenciones.
- Exposiciones.
- Seminarios.
- Lanzamientos de productos.
- Conferencias de Prensa.
- Workshops.
- Showrooms.
- Visita de Ejecutivos Extranjeros a la Empresa.
- Inauguraciones.
- Aniversarios de Empresa.
- Family Day.
- Desayunos de trabajo.
- Almuerzos de Trabajo.
- Cena de Trabajo.
- Jornadas de LLuvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad)
- Encuentras de negocios.
- Fiesta de Logros de Objetivos.
- Incentivos y Fidelización para Fuerzas de Ventas.
- Eventos de integración.
- Outdoors.
- Concientización de Nuevos Objetivos.
- Kick Off y Lanzamiento de Planes.
- Eventos Recreativos.
- Jornadas de Capacitación.
- Asunción o cambio de Autoridades.

. EVENTOS CULTURALES:
- Festivales.
- Actos Culturales.
- Conmemoraciones.
- Vernissage.
- Espectáculos artísticos.
- Muestras de arte.
- Inauguraciones de Centros Culturales.
- Fiestas de Colectividades.
- Presentación de un libro.
- Presentación de una Obra.
- Espectáculos callejeros.
- Exposiciones.
- Congresos.
- Ferias.
- Concursos.
- Mesas de debate.

EVENTOS RELIGIOSOS
Característicos de cada religión:
- Bautismo.
- Comunión.
- Casamiento.
- Navidad.
- Pascuas.
- Jubileo
- Bar y Bat Mitzvá.
- Pesaj
- Januca.
- Rosh Hashana - Iom Kipur
- Santoral.
- Retiros Religiosos.
- Convivencias.
- Estadías de descanso.
- Cursillos religiosos.
- Seminarios religiosos.
- Capítulos.
- Campamentos religiosos.
- Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, aniversarios)

EVENTOS SOCIALES:
- Nacimientos.
- Cumpleaños.
- Casamientos.
- Aniversarios.
- Fiestas Benéficas.
- Desfiles.
- Fiestas Temáticas (Halloween, Tropical, Disfraces, etc)
- Fiestas de Egresados.
- Fiestas de Grupos de Pertenencia (Solos y Solas, Gays, Gordos, etc.)
- Fiestas de despedida.
- Eventos infantiles.
- Despedidas de solteros.
- Fiestas de Reencuentros.
- Cumpleaños de 15.
- Cumpleaños de 18.
- Fiestas Comunitarias organizadas por Entidades Civiles.
- Pequeñas Sorpresas.
- Fiestas de Fin de Año.
- Fiestas Privadas.
- Día del Niño

EVENTOS ESCOLARES:
- Inicio del ciclo lectivo.
- Cierre del ciclo lectivo.
- Fiestas Patrias.
- Torneos y Encuentros Deportivos.
- Festivales.
- Kemesses
- Ferias.
- Certámenes.
- Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados.
- Reunión de ex-alumnos.
- Aniversario de la Institución
- Fiesta de Graduación.

EVENTOS POLITICOS:
- Lanzamiento de Campaña.
- Nombramiento de Funcionarios.
- Debates.
- Congresos.
- Cierre de campaña.
- Reuniones de trabajo.
- Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas.
- Eventos a beneficio.
- Inauguraciones.
- Firmas de Acuerdo.
- Actos Conmemorativos.
- Viajes políticos.
- Recepciones diplomáticas.
- Distinciones.
- Entrega de premios, diplomas.
- Homenajes y Reconocimientos.
- Cenas de Gala.
- Conferencias de prensa.

EVENTOS DEPORTIVOS:
- Torneos.
- Competencias.
- Olimpíadas.
- Panamericanos.
- Intercolegiales.
- Campeonatos interempresarios.
- Clases abiertas.
- Mundiales

EVENTOS EN EL CAMPO:
Sociales: casamiento, cumpleaños, días de campo para grupos, reuniones familiares, aniversarios.
Empresariales: aniversarios, fiestas de fin de año, presentación de productos, reuniones de trabajo, seminarios de capacitación, cierre de congresos y convenciones, family day, recepciones de ejecutivos extranjeros, agasajos a la prensa.
Recepciones diplomáticas.
Día de campo para colegios.

Eventos. Clasificación y planificación

Organizar eventos para promover la reunión de colectivos facilita el logro de objetivos de posicionamiento y promoción institucional de la organización frente a los públicos.La importancia de conocer las características de los eventos estriba en que la selección del tipo de evento debe responder a objetivos concretos de la organización en cuanto a:
• Tipo de colectivo que desea reunir.
• Para qué desea recibirlos.
• Cómo abordar el tema central por el que se les reúne.
• Qué papel desempeñan o pueden desempeñar dichos colectivos para la organización.

A continuación expongo una clasificación de eventos para organizaciones y entidades:

1. Eventos promocionales (presentaciones de nuevos productos o servicios o proyectos, inauguraciones de nuevas instalaciones, aniversarios para conmemorar la fecha en que se creó la organización, exposiciones históricas, o de productos en ferias y salones de corte profesional e industrial)

2. Eventos informativos (ruedas de prensa, ...)

3. Eventos de intercambio de experiencias
3.1. Congresos
3.2. Jornadas
3.3. Encuentros
3.4. Simposio

4. Eventos formativos-didácticos
4.1. Seminarios
4.2. Conferencias
4.3. Mesas redondas
4.4. Foro/Coloquio
4.5. Charlas

5. Eventos de refuerzo de relaciones sociales
5.1. Cócteles y recepciones

6. Eventos de relaciones internas (los reconocimientos, las reuniones internas, generales o específicas)

7. Eventos de relaciones externas (reuniones para negociación, jornadas de puertas abiertas/visitas organizadas, la comisión, ...)Pero para realizar todas estas reuniones de colectivos de organizaciones y entidades hay que llevar a cabo un plan, que se subdivide en varias partes a lo largo del tiempo:1. Fase preparatoria o prerreunión1.1. Análisis previo1.2. Planificación.2. Fase de la celebración3. Fase de posreunión

CLASIFICACIÓN DE EVENTOS :

Cuando vamos a organizar un evento debemos tener en cuenta de qué tipo de evento se trata para utilizar los recursos adecuadosEs necesario tener en cuenta la clasificación del evento que se va a organizar, a saber:Sociales: su razón puede ser religiosa, familiar o vinculada a una persona. Bodas, bautismos, recepciones, aniversariosEmpresariales: aniversarios, lanzamientos de productos, inauguración, capacitación.Culturales o artísticos: recitales, muestras de arte.Deportivos:competencias, entrega de premios, torneos.Políticos: convenciones, campañas, visitas.Sociales:Los eventos sociales son aquellos con los cuales nos encontramos asiduamente. Hay que tener en cuenta siempre las preguntas a formular: si el evento es religioso es fundamental conocer a qué tipo de religión se refiere para no pasar papelones. En cambio si no interviene la iglesia y es netamente social, lo importante a tener en cuenta es el agasajado, porque debemos lograr que a la fecha programada para el evento, no ocurran imprevistos y que el agasajado concurra a su fiesta lo más distendido posible y hacerlo brillar. Para eso estamos los organizadores, a los efectos que todo ocurra con dinamismo y sin complicaciones.Empresariales:Los eventos empresariales son de carácter corporativo, organizados por una o varias empresas y su fin es conmemorar acontecimientos institucionales y/o presentar nuevas tendencias comerciales.En la Argentina al igual que otras partes del mundo, los eventos se dividen primordialmente en tres tipos:Externos: Son aquellos que no están íntimamente ligados con los objetivos de la empresa. Cada uno es individual y tienen diferentes necesidades. La asistencia es voluntaria y proporcional a la importancia del contenido y el costo de matrícula. Se financian con publicidad, patrocinio, etc. Y en la mayoría de los casos se realizan una vez al año.Ferias: cuyo fin es la venta/compra de artículos.Exposición: promoción, información o mixta y no hay venta directa.Presentación: de producto o de colecciones.Internos: Son los que están íntimamente ligados con los objetivos de la empresa y organización. No debe tener conflictos (imprevistos). La asistencia es obligatoria y total. Es financiado con recursos de la empresa que se tienen en cuenta en el presupuesto anual. En el transcurso del año se celebran varios eventos y también a diferentes niveles en algunos casos. Capacitar al personal operativo.Lanzamientos de productosConvenciones de empresasCiclos de investigación, capacitación y de arraigo.Reuniones programáticas o extra programáticas.Fiestas. Por género.( cóctel, almuerzos o desayunos) o por motivo( fecha especial, personal, empresa, vino de honor).Capacitaciones: pasatista o actualización.Mixtos: Podemos decir que éstos eventos tienen una asistencia voluntaria, son de costo muy bajo o por invitación dando posibilidades de asistencia, otorgando alta asistencia pero baja calidad. Es financiado por una empresa como si se tratara de un evento interno y en el año suelen celebrarse varios de estos eventos pero de diferente género.( cursos, jornadas, conferencias).


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2. Eventos empresariales I

Capítulo anterior: 1 - Mercado de eventosCapítulo siguiente: 3 - Eventos empresariales II
EVENTOS EMPRESARIOS
Son acontecimientos que tienen como fin objetivos corporativos, estos pueden ser:
- - Promover la superación de objetivos.
- - Motivar al personal.
- - Formar equipos con sentido de pertenencia.
- - Hacer anuncios y reconocer trayectorias.
- - Agasajar.
- - Conmemorar aniversarios
- - Dar a conocer nuevos productos
- - Mejorar el rendimiento laboral a partir de la mayor vinculación de sus empleados
- - Incentivar a las fuerzas de ventas, entre otros.
Algunos de estos eventos son:
Almuerzos de Trabajo:El almuerzo puede tener lugar en la misma empresa si las dependencias están perfectamente acondicionadas o fuera de ella. Este tipo de reuniones son fundamentales para la buena imagen de la empresa y para las relaciones públicas con los clientes.
Son reuniones de trabajo dirigidos a ejecutivos empresariales y altos cargos de la administración pública. Su duración oscila, entre las dos horas aproximadamente.
Principalmente a empresarios, altos cargos y responsables de Relaciones Públicas dentro de la empresa.
Aniversarios: Siempre hay un día para celebrar un suceso, y tras este un acto conmemorativo para celebrarlo.
A empresas privadas, instituciones públicas, asociaciones, organizaciones y a personas privadas.
Cenas de gala: Como colofón a muchos actos organizados por las empresas o instituciones, o para homenajear a un personaje dentro de la institución, por ejemplo, se realizan las cenas en honor del presidente fundacional.
A empresas, instituciones, asociaciones y organizaciones

Charlas y coloquios:Son reuniones y disertaciones orales en las que se convoca a un número limitado de personas para que debatan un problema, sin solemnidad ni excesivas preocupaciones formales y sin que necesariamente haya que recaer en acuerdo.
Entidades públicas y privadas, Asociaciones, Organismos..., en general, a todos aquellos que deseen organizar una reunión con el fin de debatir un problema.
Conferencias:Son comparecencias públicas de mayor importancia para tratar diferentes asuntos de competencia. En ellas se ponen en marcha complejos, programas sociales, exposiciones y presentaciones.

Congresos:Son reuniones de personas promovidas generalmente por una empresa o asociación, con la finalidad de sacar algo nuevo dentro del sector.
Entidades públicas y privadas, Asociaciones, Organismos, a todos aquellos que quieran organizar un acto con duración de más de dos días para conseguir nuevas soluciones e ideas en el sector.

Convenciones:Al igual que los Congresos, las Convenciones son reuniones de personas promovidas por empresas, con la diferencia de que estas últimas generalmente están dirigidas a fuerzas de venta, comerciales. Su objetivo principal es el de debatir asuntos propios para decidir y buscar las alternativas que mejor vayan a la empresa. Son esenciales para alcanzar nuevos objetivos.

Desayunos de trabajo:Debido al irracional ritmo de trabajo de algunas personas, con frecuencia se tiene la necesidad de concertar reuniones de trabajo en horarios propios de la vida privada.
Entrega de premios: Es uno de los actos que habitualmente más se repite tanto dentro de las empresas privadas como de las instituciones públicas

Exposiciones: Son presentaciones públicas de artículos de industria o de artes y ciencias, para estimular la producción, el comercio o la cultura.
Ferias: Son la mejor manera para estimular la producción, el comercio, a la vez que se promueve el conocimiento y venta, bien de un producto o servicio con una periodicidad determinada.

3. Eventos empresariales II

Fiestas de Empresa: Durante el año la empresa puede realizar numerosos actos, aunque muchos de ellos se repitan hay que buscar factores novedosos, lugares diferentes para hacer que cada acto sea diferente.

Fiestas Fin de Año: A todos nos gusta despedir bien un año, y empezar otro con buen pie y de la mejor manera posible, y una gran fiesta puede hacer que sea una noche inolvidable rodeados de los nuestros.

Firmas de convenios: Son actos en los que varias partes suscriben y hacen suyo un documento mediante firma privada o pública. En algunas ocasiones con asistencia de público. Este acto es muy normal la asistencia de medios de comunicación.
A empresas privadas e instituciones públicas

Inauguraciones: El acto de inauguración supone la oportunidad de dar a conocer al público las nuevas instalaciones o servicios, los directivos que la representan, el nivel de cualificación de sus trabajadores..en definitiva qué hacen y qué servicios o productos aporta tal empresa. En este caso se procura que la sociedad tenga conocimiento por lo que son fundamentales los medios de comunicación.

Jornadas de puertas abiertas: Crear una buena imagen de nuestra empresa es la razón principal por la que la mayoría de las compañías y organizaciones, que dependen del apoyo del público, abran sus puertas, periódicamente, a las visitas.
Juntas de accionistas: Es un acto que se celebra dentro de las empresas una vez al año, y tiene obligación legal de que se realice. A la vez que tiene una repercusión pública muy importante, dependiendo de la empresa que se trate

Presentaciones: Son actos para dar a conocer al público en general una oferta, un proyecto, un producto... al nuevo. Son convocados por entidades privadas o por instituciones públicas.
Recepciones: Son un tipo de acto o ceremonial en el que el anfitrión invita a diferentes personas para celebrar un acontecimiento o conmemoración.Consisten en un cóctel formal ofrecido por el anfitrión. Es privado cuando se trata de un acto familiar, de amigos o casero, y es oficial cuando la recepción es ofrecida por una autoridad o personalidad.
Seminarios: Le ofrecemos un servicio integral en la organización de su evento, cuidando siempre los mínimos detalles para que todo salga a pedir de boca.Ponemos a su disposición cualquier sitio dotado de las mejores comodidades y acondicionamientos para la realización de su evento; ofreciéndolo un servicio integral desde la planificación hasta el post - evento, azafatas expertas en protocolo, transportes, montajes, decoración, traductores y todo lo necesario para lograr sus objetivos.

Visitas de empresa: En las empresas se reciben un sinfín de visitas, bien por negocios, institucionales o personales. Sean del tipo que sean, estas tienen que expresar la mejor imagen de la empresa

Comités de organización de eventos
Las organizaciones habitualmente forman comités para alcanzar objetivos específicos. Por ejemplo, generalmente se forman comités para organizar eventos. Al delegar el proceso de organización del evento en un comité, se contribuye a que la planificación del mismo se lleve a cabo en forma fluida.
• El equipo del Emprendimiento debe elegir al presidente del evento por medio de una votación. El presidente tiene la responsabilidad de crear el Comité de organización del Evento para el evento en cuestión.
• El Comité de organización del Evento tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo puntualmente.
• El comité de organización del Evento debe crear subcomités; grupos de personas a cargo de la organización de partes específicas del evento. Ejemplos de subcomités incluyen: el comité de alimentos, el comité de entretenimiento, el comité de publicidad y el comité de dirección de voluntarios.
• El día del evento, cada subcomité tiene la responsabilidad de planificar la logística y dirigir las actividades específicas de su área de responsabilidad. Sin importar la cantidad de subcomités que el Comité del Evento haya decidido formar, asegurarse que cada subcomité tenga objetivos claros y un calendario de actividades previamente establecido.
• Cada subcomité debe aportar su contribución en el proceso de evaluación cuando el evento haya finalizado. Los miembros del comité deben realizar un resumen que contenga lo que funcionó bien y lo que no funcionó. Sus sugerencias pueden ser de gran ayuda para el subcomité en el año siguiente.
Conceptos básicos acerca de la organización de eventos
Los eventos son una oportunidad excelente para aumentar la visibilidad del Emprendimiento en la comunidad, recaudar fondos, festejar aciertos y divertirse. Sin embargo, el Equipo del Emprendimiento debe asegurarse que el objetivo del evento sea lo suficientemente importante para ameritar el tiempo y los gastos necesarios para organizarlo, publicitarlo y dirigirlo en forma adecuada. A continuación se enumeran algunos puntos para tener en cuenta al planificar un evento:
Decidir si el evento vale la pena. Los eventos pueden representar mucho trabajo y ser muy costosos. Si el objetivo del mismo es recaudar fondos, es necesario preguntarse: ¿El evento representará un gasto económico mayor que los fondos que recaudará?
Establecer objetivos. Analicen los objetivos del evento: ¿A quién está dirigido? ¿Cuál es el objetivo del mismo? ¿Por qué el Emprendimiento está llevando a cabo este evento? ¿Quienes participarán? Las respuestas a estas preguntas determinarán la importancia del evento y el gasto que el equipo puede hacer.
Hacer un presupuesto del evento. Es importante confeccionar un presupuesto del evento, así el equipo tiene una idea de cuanto dinero se gastará en cada una de las partes del mismo. El presupuesto debe ser específico. Debe incluir oportunidades de recaudación de fondos (patrocinio, venta de entradas, donaciones y ventas en concesión) y gastos (impresiones, permisos, oradores y comidas). La página de consejos prácticos de Avancemos “Modelo de Presupuesto de un Evento” ofrece una planilla útil para administrar las finanzas en la planificación del evento.
Llevar registros. Crear una carpeta para el evento, llenarla con información acerca de estrategias, contactos, ítems del presupuesto, evaluaciones, recortes de prensa, e información pertinente adicional. De esta manera, cuando el Equipo del Emprendimiento comience a planificar un evento similar en el futuro, no será necesario reinventar la rueda.
Evaluación del evento
La evaluación es el proceso de verificación del Emprendimiento. A través de la evaluación, el Equipo puede celebrar sus fortalezas e identificar sus debilidades para poder corregirlas. A través de evaluaciones cuidadosas, los eventos pueden ser más exitosos cada año. A continuación encontrarán una serie de puntos para considerar cuando se lleva a cabo el proceso de evaluación:
Evaluar como equipo. Tomarse el tiempo para reunirse inmediatamente después del evento para debatir cómo salió, mientras los detalles están todavía frescos. Algunos de los asuntos que resulta interesante debatir:
• ¿El evento cumplió con sus fines y objetivos? ¿Por qué sí y por qué no?• ¿Qué puntos no fueron incluidos en la lista de verificación?• ¿Cuál fue la información formal e informal acerca del resultado del evento?• Dado el esfuerzo comprometido en la organización del evento, ¿valió la pena o no?
Registrar el resultado de la evaluación. Para registrar las ideas del Equipo acerca del evento, utilicen la página de consejos prácticos de Avancemos titulada “Planilla de Resumen del Evento”. Llevar un registro acerca de las “lecciones aprendidas” mejorará los eventos venideros.
Pedir a los participantes información acerca del resultado del evento. Averiguar la opinión de los participantes acerca del evento a través de una conversación o de una encuesta. La herramienta de Avancemos “Modelo de Encuesta de Opinión del Evento” ofrece un ejemplo de encuesta que se puede repartir entre los participantes al término del evento.

Comités de organización de eventos
Las organizaciones habitualmente forman comités para alcanzar objetivos específicos. Por ejemplo, generalmente se forman comités para organizar eventos. Al delegar el proceso de organización del evento en un comité, se contribuye a que la planificación del mismo se lleve a cabo en forma fluida.
• El equipo del Emprendimiento debe elegir al presidente del evento por medio de una votación. El presidente tiene la responsabilidad de crear el Comité de organización del Evento para el evento en cuestión.
• El Comité de organización del Evento tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo puntualmente.
• El comité de organización del Evento debe crear subcomités; grupos de personas a cargo de la organización de partes específicas del evento. Ejemplos de subcomités incluyen: el comité de alimentos, el comité de entretenimiento, el comité de publicidad y el comité de dirección de voluntarios.
• El día del evento, cada subcomité tiene la responsabilidad de planificar la logística y dirigir las actividades específicas de su área de responsabilidad. Sin importar la cantidad de subcomités que el Comité del Evento haya decidido formar, asegurarse que cada subcomité tenga objetivos claros y un calendario de actividades previamente establecido.
• Cada subcomité debe aportar su contribución en el proceso de evaluación cuando el evento haya finalizado. Los miembros del comité deben realizar un resumen que contenga lo que funcionó bien y lo que no funcionó. Sus sugerencias pueden ser de gran ayuda para el subcomité en el año siguiente.

Conceptos básicos acerca de la organización de eventos
Los eventos son una oportunidad excelente para aumentar la visibilidad del Emprendimiento en la comunidad, recaudar fondos, festejar aciertos y divertirse. Sin embargo, el Equipo del Emprendimiento debe asegurarse que el objetivo del evento sea lo suficientemente importante para ameritar el tiempo y los gastos necesarios para organizarlo, publicitarlo y dirigirlo en forma adecuada. A continuación se enumeran algunos puntos para tener en cuenta al planificar un evento:
Decidir si el evento vale la pena. Los eventos pueden representar mucho trabajo y ser muy costosos. Si el objetivo del mismo es recaudar fondos, es necesario preguntarse: ¿El evento representará un gasto económico mayor que los fondos que recaudará?
Establecer objetivos. Analicen los objetivos del evento: ¿A quién está dirigido? ¿Cuál es el objetivo del mismo? ¿Por qué el Emprendimiento está llevando a cabo este evento? ¿Quienes participarán? Las respuestas a estas preguntas determinarán la importancia del evento y el gasto que el equipo puede hacer.
Hacer un presupuesto del evento. Es importante confeccionar un presupuesto del evento, así el equipo tiene una idea de cuanto dinero se gastará en cada una de las partes del mismo. El presupuesto debe ser específico. Debe incluir oportunidades de recaudación de fondos (patrocinio, venta de entradas, donaciones y ventas en concesión) y gastos (impresiones, permisos, oradores y comidas). La página de consejos prácticos de Avancemos “Modelo de Presupuesto de un Evento” ofrece una planilla útil para administrar las finanzas en la planificación del evento.
Llevar registros. Crear una carpeta para el evento, llenarla con información acerca de estrategias, contactos, ítems del presupuesto, evaluaciones, recortes de prensa, e información pertinente adicional. De esta manera, cuando el Equipo del Emprendimiento comience a planificar un evento similar en el futuro, no será necesario reinventar la rueda.

Evaluación del evento
La evaluación es el proceso de verificación del Emprendimiento. A través de la evaluación, el Equipo puede celebrar sus fortalezas e identificar sus debilidades para poder corregirlas. A través de evaluaciones cuidadosas, los eventos pueden ser más exitosos cada año. A continuación encontrarán una serie de puntos para considerar cuando se lleva a cabo el proceso de evaluación:
Evaluar como equipo. Tomarse el tiempo para reunirse inmediatamente después del evento para debatir cómo salió, mientras los detalles están todavía frescos. Algunos de los asuntos que resulta interesante debatir:
• ¿El evento cumplió con sus fines y objetivos? ¿Por qué sí y por qué no?• ¿Qué puntos no fueron incluidos en la lista de verificación?• ¿Cuál fue la información formal e informal acerca del resultado del evento?• Dado el esfuerzo comprometido en la organización del evento, ¿valió la pena o no?
Registrar el resultado de la evaluación. Para registrar las ideas del Equipo acerca del evento, utilicen la página de consejos prácticos de Avancemos titulada “Planilla de Resumen del Evento”. Llevar un registro acerca de las “lecciones aprendidas” mejorará los eventos venideros.
Pedir a los participantes información acerca del resultado del evento. Averiguar la opinión de los participantes acerca del evento a través de una conversación o de una encuesta. La herramienta de Avancemos “Modelo de Encuesta de Opinión del Evento” ofrece un ejemplo de encuesta que se puede repartir entre los participantes al término del evento.

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