MANUAL DE FUNCIONES
Es un libro que confiere todas las actividades relacionadas con el funcionamiento y operación del área correspondiente. Este manual documenta los conocimientos, experiencia y tecnología del área, para hacer frente a sus retos y funciones, con el propósito de cumplir adecuadamente con su misión.
El manual describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidades.
Los manuales tienen por objeto el decirle a cada jefe o trabajador por escrito lo que se espera de él, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de la empresa.
5.1 OBJETIVOS DE UN MANUAL DE FUNCIONES
@ Facilitar el proceso de reclutamiento y selección de personal.
@ Identificar las necesidades de capacitación y desarrollo del personal.
@ Servir de base en la calificación de meritos y la evaluación de puestos.
@ Precisar las funciones encomendadas a cada cargo, para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
@ Propiciar la uniformidad en el trabajo.
@ Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo evitando repetir instrucciones sobre lo que tiene que hacer el empleado.
@ Sirve de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, ya que facilita su incorporación a las diferentes unidades.
@ Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos.
5.2 VENTAJAS
@ Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.
@ No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
@ Es claro y sencillo.
@ Útil en toda organización.
@ La disciplina es fácil de mantener.
MANUAL DE FUNCIONES
INTRODUCCION
Puede conceptuarse al Manual como un cuerpo sistemático que indica las
funciones y actividades a ser cumplidas por los miembros de la Organización y la forma
en que las mismas deberán ser realizadas ya sea, conjunta o separadamente.
Específicamente, el Manual de Organización, es la versión detallada de la
descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos
puestos de trabajo que componen la estructura de la Organización.
El propósito fundamental de este manual es el de instruir a los miembros
que la componen sobre los distintos aspectos antes mencionados, procurando minimizar
el desconocimiento de las obligaciones de cada uno, la duplicación o superposición de
funciones, lentitud y complicación innecesarias en las tramitaciones, mala o deficiente
atención al público, desconocimiento de los procedimientos administrativos, entre otros.
Todo ello debe hacerse poniendo especial énfasis en respetar el objetivo de
la administración tributaria, cual es lograr el cumplimiento voluntario de la obligación
fiscal por parte de los contribuyentes y/o responsables.
Es indudable que el cumplimiento voluntario total de esa obligación es una
meta ideal y como tal no será realizada en la práctica, lo que no la debilita en absoluto
como meta u objetivo a alcanzar, simplemente ello se traduce en la exigencia de
estructurar un sistema de administración que conduzca a tal objetivo.
Para lograrlo la administración debe ser eficiente y eficaz, condicionando la
conducta del contribuyente al cumplimiento espontáneo, cabal y oportuno de su
obligación.
Cada una de sus funciones y actividades deben estar proyectadas y al mismo
tiempo integradas y relacionadas de tal manera que todo el sistema lleve, sino a
alcanzar, al menos a avanzar progresivamente hacia el resultado buscado.
Esas funciones, propias de una administración tributaria, puede agruparse
bajo cuatro sistemas principales, a saber:
Sistema Operativo: comprende las funciones de Fijación, Fiscalización y
Recaudación de los tributos.-
Sistema Normativo: abarca las disposiciones legales y reglamentarias que
rigen las actividades que se desarrollan en el Organismo.-
Sistema de Apoyo: incluye las funciones administrativas y de
asesoramiento, registros de contribuyentes, procesamiento automático de datos y
elaboración de estadísticas.-
Sistema de Coordinación, Dirección y Supervisión: necesarias para obtener
el funcionamiento óptimo del órgano administrativo.-
Dirección General de Rentas - Resolución Interna Nº 116/03 (ADM) - Anexo I
Si se pretende que todo el proceso administrativo funcione correctamente,
con la extensa y compleja gama de factores y circunstancias que lo integran, necesita
imperiosamente que se lo someta a una revisión general.
Implica ello que también el Manual deba ser objeto de revisiones
secuenciales por cuanto debe ser flexible a los cambios que se produzcan en la
Organización, compilando los que se presenten en relación con el factor humano o
descentralización material que surja.
Las enmiendas se efectuarán en hojas de recambio y serán comunicadas
formalmente a las jefaturas de los Departamentos y al personal que se vea directamente
involucrado por las modificaciones introducidas.
Dirección General de Rentas - Resolución Interna Nº 116/03 (ADM) - Anexo I
PRINCIPIOS DE ORGANIZACION
No tienen la exactitud de las leyes de la ciencia pura, ni alcanza el rango o
jerarquía de una ley; reúnen mas bien el carácter de criterios de buena organización.
Los que más frecuentemente se vienen aplicando pueden resumirse en los
siguientes puntos:
1- A cada jefe se le deben asignar responsabilidades precisas y claras.
2- La responsabilidad debe llevar siempre aparejada la autoridad
correspondiente.
3- Debe ser delegada toda autoridad que pueda ser desempeñada en forma
segura y adecuada por un jefe o empleado de menor jerarquía.
4- La responsabilidad del subordinado hacia su superior por la autoridad
recibida, mediante la delegación, es absoluta y ningún superior puede eludir la
responsabilidad por las actividades de su subordinado.
5- Todo cambio de responsabilidad de un puesto debe ser conocido por las
personas a quienes involucre.
6- Para asegurar el cumplimiento de las funciones delegadas, se consigna la
obligación de suministrar informes acerca de la gestión realizada.
7- Sólo las decisiones que no puedan ser adoptadas en un determinado nivel
deben ser remitidas hacia uno superior.
8- No deben darse órdenes a los subalternos omitiendo la vía del jefe
responsable.
9- Ningún jefe o empleado que desempeñe un solo puesto en la
organización debe estar sujeto a recibir órdenes de más de una fuente.
10- Las observaciones críticas a los agentes deben hacerse, siempre que sea
posible, en privado y en ningún caso en presencia de jefes o agentes de igual o menor
categoría.
11- Toda situación planteada respecto del personal dependiente de la
Dirección General requerirá siempre la aprobación del jefe inmediato superior al
mismo.
Dirección General de Rentas - Resolución Interna Nº 116/03 (ADM) - Anexo I
DESCRIPCION DE PUESTOS
La Administración Pública es un conjunto interactivo, de modo que las
personas que la componen están en una interacción funcional constante, orientada a la
realización de los objetivos fijados formalmente.
Esa interacción se realiza dentro de ciertos ámbitos, cuales son las unidades
organizativas. Cada una de ellas, y la Dirección General de Rentas lo es, tiene una
jerarquía de posiciones y de cargos fundada en la autoridad y en la especialización.
El cargo es una posición en un grupo organizado que presenta características
especiales, entre las que cabe señalar que prescribe funciones específicas de las que se
ocupa. Asimismo, se disponen en niveles jerárquicos, estableciendo una relación de
autoridad descendente.
El presente manual describe las distintas funciones estructurándose
conforme a la representación graficada en el Organigrama.
Previo a la enunciación de las funciones que se asignan a cada uno en
particular, se presentan las que son comunes a los puestos de trabajo situados en los
niveles más elevados en la escala jerárquica.
Cada descripción establece la función básica, su área de autoridad y las
principales relaciones de autoridad e información que deben ser observadas. Se exponen
en los siguientes títulos:
Relaciones de Organización: Sitúa en la escala jerárquica el cargo que se describe,
indicando el del superior que ha delegado responsabilidad y el nombre de los puestos
sobre quienes ejerce autoridad.
Misión: Expresa sucintamente la que ha sido definida como la función a asumir por
quienes están al frente de las respectivas unidades operativas, cumplimentado las metas
fijadas para cada unas de ella.
Responsabilidades Específicas: Detalla las actividades especiales que le corresponden
desempeñar para cumplir con la misión general. El detalle es enunciativo de las tareas
puntuales que deban desarrollarse o dirigirse para el logro de los objetivos.
Autoridad: Es el elemento que proporciona la línea primordial de comunicación y de
toma de decisiones, dentro de la competencia de cada cargo.
Los canales de comunicación son los medios por los cuales se transmiten órdenes,
sugerencias, informaciones, etc.
Dirección General de Rentas - Resolución Interna Nº 116/03 (ADM) - Anexo I
No hay comentarios:
Publicar un comentario